Bayi sipariş programı: toptan çiğköfte siparişinde kesim saati, kademe ve sevkiyat

Toptan çiğköfte satan bir üreticinin günü öğleden sonra başlar. Dükkânlar öğle yoğunluğunu atlatınca soğuk dolaplarına bakar ve ertesi günün harcını sipariş eder. Bu siparişler telefonla, mesajla, sesli notla gelir; biri "her zamankinden" der, biri "iki kova fazla" der, biri saat yediyi geçince arar. Akşam bu notları bir tabloya döken kişi hem kademe indirimini hesaplamak, hem sevk bedelini eklemek, hem de üretime yarının kilogram toplamını vermek zorundadır. Bayi sipariş programı bu işi esnafın kendi eline verir. Harnava demosu, bağımsız çiğköfteci, market reyonu ve markanın kendi şubesi olmak üzere üç farklı müşteri tipiyle bu portalı çalışır hâlde gösterir.

Esnafın ekranı: sipariş birkaç dakikada

Portala giren esnaf önce kendi ürün listesini görür. Liste herkese açık toptan fiyat listesinin esnafa özel hâlidir; o esnafın ilindeki sevk bedeli ve varsa anlaşmalı fiyatı uygulanmış olarak gelir. Sepete ürün eklendikçe üç şey anında hesaplanır:

1. Harç kademesi: Yalnızca harç ürünlerinin kilogram toplamına bakılır. 20, 50, 100 ve 250 kilogram eşiklerinde indirim oranı değişir ve sepet bir sonraki eşiğe ne kadar kaldığını yazar.
2. Sevk bedeli: İlin sevk bedeli eklenir; ücretsiz sevk eşiği aşıldığında kalem kendiliğinden düşer.
3. Sevk günü: Saat 16:00'dan önce verilen sipariş ertesi gün, sonrasında verilen sipariş bir sonraki sevk günü yola çıkar. Pazar sevkiyat yoktur. Kesim saati geçtiğinde sepetin üstünde uyarı çıkar.

"Son siparişi tekrarla" düğmesi, düzenli çalışan esnafın en çok kullandığı özelliktir. Önceki sipariş sepete aynen gelir, yalnızca değişen kalemler düzeltilir.

Siparişten sonra: sevkiyat ve sıcaklık

Sipariş verildikten sonra esnaf, siparişinin hangi araçla ve hangi rotada geleceğini portalda izler. Araç yola çıktığında kasa sıcaklığı da görünür olur; teslim anına kadar ölçülen değerler küçük bir eğri olarak çizilir. Teslim belgesinde o gün gelen her ürünün parti kodu yazar. Bir kovada sorun fark eden esnaf, iade ekranında parti kodunu girip fotoğraf ve not ekleyerek bildirim yapar.

Muhasebenin ekranı: cari ve ekstre

Portalın cari bölümü, esnafın bakiyesini, vadesi gelen tutarları ve geçmiş hareketlerini gösterir. Ekstre tarih aralığıyla süzülüp yazdırılabilir. Panel tarafında muhasebe rolü tahsilatı işler, vadesi geçen esnafı listeler ve gerekirse sipariş kabulünü durdurur. Bu demodaki fatura ve ekstreler örnek belgedir; gerçek kurulumda işletmenin kullandığı muhasebe ya da e-belge sistemiyle bağlantı kurulur.

Merkezin ekranı: sipariş toplama

Kesim saati geldiğinde panelin sipariş toplama modülü günün bütün siparişlerini birleştirir: bağımsız esnaf, bayiler, market reyonları ve markanın kendi şubeleri. Ürün bazında toplam kilogram çıkar ve üretim planına aktarılır. Aynı liste sevkiyat tarafında il ve semte göre gruplanır, araçlara dağıtılır.

Bayilik başvurusu da aynı sistemde

Yeni esnaf kazanmak da sipariş kadar önemlidir. Sitedeki bayilik formu doldurulduğunda başvurana bir takip kodu verilir ve başvuru panelde kanban tahtasına düşer: yeni, ön görüşme, saha ziyareti, onay ya da ret. Onaylanan başvuru tek adımda portal hesabına dönüşür; bayinin ili, sevk bedeli ve ürün listesi hazır gelir.

Yarının planı nasıl çıkıyor?

Kesim saatinden sonra sipariş toplama ekranında üç ayrı görünüm bulunur. Ürün görünümü, her harç ve yan ürün için yarın kaç kilogram ya da kaç adet gerektiğini verir; bu rakam doğrudan üretim planına aktarılır. İl görünümü, siparişleri il ve semte göre gruplar ve hangi aracın nereye gideceğini planlamaya temel olur. Müşteri görünümü ise tek tek esnafın siparişini, kalan bakiyesini ve geçmişe göre olağandışı bir değişiklik olup olmadığını gösterir. Her zaman beş kova alan bir esnaf bir gün yirmi kova sipariş ettiğinde ekran bunu işaretler; bir yazım hatası olabilir.

Kesim saatinden sonra gelen siparişler ayrı bir sütunda bekler ve bir sonraki sevk gününün planına otomatik olarak eklenir. Satış ekibi gerekirse istisnai bir siparişi elle öne alabilir; bu işlem de günlüğe yazılır.

Telefonla gelen sipariş

Portala alışmamış esnaf için satış ekibi siparişi panelden esnaf adına girebilir. Kademe, sevk bedeli ve kesim kuralı aynen uygulanır; sipariş esnafın portalında da görünür. Zamanla esnaf kendi siparişini kendisi vermeye geçer.

Kurulumda nasıl uyarlanır?

Kesim saati, kademe eşikleri, il bazlı sevk bedelleri, sevk günleri ve ürün listesi işletmenin kendi kurallarına göre ayarlanır. Su, ekmek, dondurma, temizlik malzemesi ya da başka bir ürünü bayiye dağıtan her işletme aynı yapıyı kullanabilir. Harnava verileri örnektir; demo tarayıcıda çalışır ve "Demo verisini sıfırla" ile başa döner.